Kultur Skovde
Strukturenhet	Processnamn	Handlingsslag	Handlingstyp	Gallring	Förvaringsplats	Sekretess	Ansvar	Registrering	Anmärkning	Markerad
1	Styrande verksamheter
1.1	Fatta politiska beslut
1.1	Fatta politiska beslut	Beslutshandlingar	Kallelser och föredragningslista	Gallras efter 2 år	Ärendehanteringssystem	Nej	Nämndsekreterare	Ja	Digital form som gallras i verksamhetssystemet.	Ja
1.1	Fatta politiska beslut	Beslutshandlingar	Beslutsunderlag	Bevaras	Akt i diariet	Kan förekomma	Nämndsekreterare/registrator	Ja	Finns i digital form, skrivs ut vid diarieföring.	Ja
1.1	Fatta politiska beslut	Beslutshandlingar	Protokoll	Bevaras	Pärm Kulturkontoret	Nej	Nämndsekreterare	Nej	Kan överlämnas till centralarkivet efter 2 år.	Ja
1.1	Fatta politiska beslut	Beslutshandlingar	Protokolls- anslag	Gallras	Protokollspärm Kulturkontoret	Nej	Nämndssekreterare	Nej	Gallras när protokollet arkiveras.	Ja
1.1.1	Hantera remisser
1.1.1	Hantera remisser	Remisshandlingar	Remiss	Bevaras	Diariet	Nej	Enhetschef	Ja		Nej
1.1.1	Hantera remisser	Remisshandlingar	Beslut på delegation	Bevaras	Diariet	Nej	Enhetschef	Ja		Nej
1.1.1	Hantera remisser	Remisshandlingar	Tjänsteutlåtande	Bevaras	Diariet	Nej	Enhetschef	Ja		Nej
1.1.1	Hantera remisser	Remisshandlingar	Anmälningar till nämnden	Bevaras	Diariet	Nej	Enhetschef	Ja		Nej
1.1.1	Hantera remisser	Remisshandlingar	Utredningen	Bevaras	Respektive enhet	Nej	Enhetschef	Ja		Ja
1.2	Planera, följa upp och styra
1.2	Planera, följa upp och styra	Verksamhetsplanerings- och budgethandlingar	Verksamhetsplan	Bevaras	Akt	Nej	Ekonom	Ja	Upprättas i systemet Stratsys. Verksamhetsplanen diarieförs.	Ja
1.2	Planera, följa upp och styra	Verksamhetsplanerings- och budgethandlingar	Detaljbudget	Bevaras	Akt	Nej	Ekonom	Ja	Gäller sammanställning fördelning av rambudget.	Ja
1.2	Planera, följa upp och styra	Verksamhetsplanerings- och budgethandlingar	Verksamhets- berättelse	Bevaras	Akt	Nej	Ekonom	Ja	Upprättas i Stratsys, diarieförs.	Ja
1.2	Planera, följa upp och styra	Verksamhetsplanerings- och budgethandlingar	Delårs- och tertialrapporter	Bevaras	Akt	Nej	Ekonom	Ja	Upprättas i Stratsys.	Ja
1.2	Planera, följa upp och styra	Verksamhetsplanerings- och budgethandlingar	Månadsupp- följningar	Bevaras	Akt	Nej	Ekonom	Ja	Diarieförs	Ja
1.2	Planera, följa upp och styra	Verksamhetsplanerings- och budgethandlingar	Styrkort	Bevaras	Akt	Nej	Ekonom	Ja	Ingår i verksamhetsplanen och upprättas i Stratsys.	Ja
1.3	Samverka
1.3.1	Samverka med medarbetare
1.3.1	Samverka med medarbetare	Medarbetarsamtalshandlingar	Anteckningar från medarbetarsamtal	Gallras vid inaktualitet	Respektive enhetschef	Ja	Respektive enhetschef	Nej		Ja
1.3.2	Samverka på arbetsplatsen
1.3.2	Samverka på arbetsplatsen	Arbetsplatsträffshandlingar	Mötesanteckningar	Gallras vid inaktualitet	Respektive chef	Nej	Respektive chef	Nej	Om beslut av betydelse för verksamhet tas bevaras anteckningarna.	Ja
1.3.2	Samverka på arbetsplatsen	Arbetsplatsträffshandlingar	Dagordning	Gallras vid inaktualitet	Respektive chef	Nej	Respektive chef	Nej		Ja
1.3.3	Samverka med facken
1.3.3	Samverka med facken	Samverkanshandlingar med facken	Kallelse	Bevaras	Pärm	Nej	Förvaltningschef	Nej	Levereras till centralarkivet efter 5 år	Nej
1.3.3	Samverka med facken	Samverkanshandlingar med facken	Samverkans- protokoll	Bevaras	Pärm	Kan förekomma	Förvaltningschef	Nej	Levereras till centralarkivet efter 5 år	Nej
1.3.3	Samverka med facken	Samverkanshandlingar med facken	MBL-protokoll	Bevaras	Pärm	Kan förekomma	Förvaltningschef	Nej	Levereras till centralarkivet efter 5 år	Nej
1.3.3	Samverka med facken	Samverkanshandlingar med facken	Dagordning	Gallras	Pärm	Nej	Förvaltningschef	Nej		Nej
1.4	Informera/ kommunicera
1.4.1	Hantera extern info/kom
1.4.1	Hantera extern info/kom	Externa kommunikationshandlingar	Hemsidan	Bevaras	Server	Nej	IT-enhet	Nej	Sidan bränns ned på en DVD en gång om året.	Ja
1.4.1	Hantera extern info/kom	Externa kommunikationshandlingar	Sociala medier	Gallras vid inaktualitet	Server	Nej	Den som sätter upp mediet	Ja	Om uppifterna i de sociala medierna ger upphov till ärenden diarieförs detta på vanligt sätt i diariet.	Ja
1.4.1	Hantera extern info/kom	Externa kommunikationshandlingar	Brev/ cirkulär	Se anmärkning	Respektive enhet	Nej	Respektive enhet	Nej	Kan bevaras beroende på innehåll. Marknadsföringsmaterial bevaras.	Ja
1.4.1	Hantera extern info/kom	Externa kommunikationshandlingar	Pressinfo	Gallras	Respektive enhet	Nej	Respektive enhet	Nej	Pressinformations skall i regel gå via kommunens centrala informationsenheten.	Ja
1.4.1	Hantera extern info/kom	Externa kommunikationshandlingar	Annonser	Gallras	Respektive enhet	Nej	Respektive enhet	Nej		Ja
1.4.2	Hantera intern info/kom
1.4.2	Hantera intern info/kom	Interna kommunikationshandlingar	Meddelande via e-post	Gallras vid inaktualitet	E-postprogrammet	Nej	Respektive e-postanvändare	Nej	Om handling tillhör ärende diarieförs meddelandet.	Ja
1.4.2	Hantera intern info/kom	Interna kommunikationshandlingar	Intranätet	Bevaras	Server	Nej	IT-enhet	Nej	Sidan bränns ned på en DVD en gång om året.	Ja
2	Stödjande verksamheter
2.1	Information/ handlingar
2.1.1	Hantera och registrera post
2.1.1	Hantera och registrera post	Handlingar i posthantering	Handlings- register/ Postlista	Gallras vid inaktualitet	Resp tjänsteman	Nej	Resp tjänsteman	Ja		Ja
2.1.1	Hantera och registrera post	Handlingar i posthantering	Handlingar av ringa värde	Gallras vid inaktualitet	Resp tjänsteman	Nej	Resp tjänstman	Nej		Ja
2.1.1	Hantera och registrera post	Handlingar i posthantering	Fullmakt för postöppning	Gallras vid inaktualitet	Pärm Kulturkontoret	Nej	Registrator	Nej		Ja
2.1.2	Diarieföra handlingar
2.1.2	Diarieföra handlingar	Diariehandlingar	Diarium	Bevaras	Ärendehanteringssystem	Nej	Registrator	Ja	Diarielistor skrivs ut vid arkivering, dnr-ordning och alfabetiskt efter benämning.	Ja
2.1.2	Diarieföra handlingar	Diariehandlingar	Diarieförda handlingar	Bevaras	Akter	Kan förekomma	Registrator	Ja	Akter överlämnas till centralarkivet 5 år.	Ja
2.1.2	Diarieföra handlingar	Diariehandlingar	Diarieplan	Bevaras	Ärendehanteringssystem	Nej	Registrator	Ja	Skrivs ut och arkiveras innan större förändringar.	Ja
2.1.3	Arkivera eller gallra handlingar
2.1.3	Arkivera eller gallra handlingar	Arkiverings- dokumentation	Arkivbeskrivning							Nej
2.1.3	Arkivera eller gallra handlingar	Arkiverings- dokumentation	Dokumentplan	Bevaras	VISALFA	Nej	Arkivredogörare	Ja	Diarieförs och läggs i akt.	Ja
2.1.3	Arkivera eller gallra handlingar	Arkiverings- dokumentation	Leveranskvitto	Bevaras	Ärendehanteringssystem	Nej	Arkivredogörare	Nej	Diarieförs.	Ja
2.1.4	Utlämnande av allmänna handlingar
2.1.4	Utlämnande av allmänna handlingar	Utlämnandehandlingar	Beslut med överklagande- hänvisning	Bevaras	Akt	Ja	Respektive utlämnare	Ja	Förfrågan diarieförs.	Ja
2.2	Administrera Ekonomi
2.2.1	Hantera bokföring
2.2.1	Hantera bokföring	Bokföringshandlingar	Verfikationer	Gallras efter 10 år	Mellanarkiv/källararkiv	Nej	Ekonom	Ja	Verifikationstyper som börjar på R och Z	Ja
2.2.1	Hantera bokföring	Bokföringshandlingar	Huvudbok	Bevaras	Raindance	Nej	Ekonom	Ja	Bevaras digitalt.	Ja
2.2.1	Hantera bokföring	Bokföringshandlingar	Bokförings- underlag	Gallras efter 10 år	Filer i Raindance/pärmar	Nej	Ekonom	Nej	Bokföringsunderlag kan vara både i filer och papper. Pappersunderlaget sätts ihop med verifikationen.	Ja
2.2.1	Hantera bokföring	Bokföringshandlingar	Kontoplan	Bevaras	Raindance	Nej	Ekonom	Nej	Revideras. När ny kontoplan tas fram bevaras den äldre, som skrivs ut i pappersform.	Ja
2.2.1	Hantera bokföring	Bokföringshandlingar	Dagbokföring	Gallras efter 10 år	Raindance/pärmar	Nej	Ekonom	Ja	Avser kund,leverantör och kassa.	Ja
2.2.1	Hantera bokföring	Bokföringshandlingar	Verifikations- listor	Gallras efter 10 år	Raindance	Nej	Ekonom	Ja		Ja
2.2.2	Hantera leverantörs- fakturor	Leverantörsfakturshandlingar	Leverantörs- faktura	Gallras efter 10 år	Raindance	Nej	Centrala ekonomienheten	Ja		Ja
2.2.2	Hantera leverantörsfakturor
2.2.3	Hantera kundfakturor
2.2.3	Hantera kundfakturor	Kundfakturahandlingar	Kundfaktura	Gallras efter 10 år	Raindance	Nej	EE	Ja		Ja
2.2.3	Hantera kundfakturor	Kundfakturahandlingar	Underlag till kundfaktura	Gallras efter 2 år	Ekonomienheten	Nej	EE	Ja	Om det inte framgår av fakturan gallras underlaget efter 10 år.	Ja
2.2.3	Hantera kundfakturor	Kundfakturahandlingar	Intern kundfaktura	Gallras efter 10 år	Raindance	Nej	EE	Ja		Ja
2.2.4	Hantera kassor och försäljning
2.2.4	Hantera kassor och försäljning	Handlingar rörande kassor och försäljning	Dagsavslut kontantkassa	Gallras efter 10 år	Respektive enhet	Nej		Nej	Används som underlag för insättning av kontanter.	Ja
2.2.4	Hantera kassor och försäljning	Handlingar rörande kassor och försäljning	Sammanställning av dagsavsluten	Gallras efter 10 år	EE	Nej		Nej	Skickas till EE ihop med dagsavsluten.	Ja
2.2.4	Hantera kassor och försäljning	Handlingar rörande kassor och försäljning	Dagsavslut kortterminal	Gallras efter 10 år	Enhet/EE	Nej		Nej	Originalen finns kvar på enheten och kan gallras efter 2 år. Kopior skickas till Ekonomienheten som sparas i 10 år.	Ja
2.2.4	Hantera kassor och försäljning	Handlingar rörande kassor och försäljning	Bokförings- order	Gallras efter 10 år	Raindance	Nej		Ja	Görs i Raindance för att fördela kortförsäljning och moms.	Ja
2.2.4	Hantera kassor och försäljning	Handlingar rörande kassor och försäljning	Insättnings- kvitto	Gallras efter 10 år	EE	Nej		Nej	Sätts ihop med redovisningen som skickas till EE.	Ja
2.2.4	Hantera kassor och försäljning	Handlingar rörande kassor och försäljning	Redovisning av insättning	Gallras efter 10 år	EE	Nej		Nej	Skickas till EE ihop med insättningskvittot.	Ja
2.2.5	Hantera handkassor (se Ks)
2.2.6	Hantera anläggningsreskontra (se Ks)
2.2.7	Hantera bidrag och projektmedel (bl a EUbidrag)
2.2.7	Hantera bidrag och projektmedel (bl a EU-bidrag)	Bidragshandlingar	Ansökan	Bevaras	Akt	Nej	Enhetschef	Ja	Ansökan diarieförs	Ja
2.2.7	Hantera bidrag och projektmedel (bl a EU-bidrag)	Bidragshandlingar	Redovisning/ slutrapport	Bevaras	Akt	Nej	Enhetschef	Ja	Diarieförs. Eventuellt kan ärendet redovisas till nämnden.	Ja
2.2.7	Hantera bidrag och projektmedel (bl a EU-bidrag)	Bidragshandlingar	Beslut	Bevaras	Akt	Nej	Enhetschef	Ja	Beslut diarieförs.	Ja
2.2.8	Ta fram bokslut
2.2.8	Ta fram bokslut	Bokslutshandlingar	Underlag och samman- ställningar	Gallras efter 10 år	EE	Nej	EE	Nej	Underlaget skickas till Ekonomienheten som färdigställer bokslutet.	Ja
2.2.8	Ta fram bokslut	Bokslutshandlingar	Bokföringsorder	Gallras efter 10 år	Raindance	Nej	EE	Ja		Ja
2.3	Administrera Personal
2.3.1	Rekrytera och anställa
2.3.1	Rekrytera och anställa	Rekryteringshandlingar	Intervjumall	Gallras vid inaktualitet	Fil	Nej	Respektive chef	Nej		Nej
2.3.1	Rekrytera och anställa	Rekryteringshandlingar	Ansöknings- handlingar	Se anmärkning	Offentliga Jobb	Nej	Respektive chef	Ja	Handlingar för de som får jobbet läggs i personalakt. För de som inte får jobbet eller återtar sin ansökan kan handlingar gallras vid inaktualitet.	Nej
2.3.1	Rekrytera och anställa	Rekryteringshandlingar	Annons	Bevaras	Offentliga Jobb	Nej	Respektive chef	Ja	Bevaras hur?	Nej
2.3.1	Rekrytera och anställa	Rekryteringshandlingar	Samverkans- protokoll	Bevaras	Pärm kulturkontoret	Nej	Förvaltningschef	Nej	Publiceras på intranätet.	Ja
2.3.1	Rekrytera och anställa	Rekryteringshandlingar	Referens och testhandlingar	Gallras vid inaktualitet	Respektive chef	Kan förekomma	Respektive chef	Nej		Nej
2.3.1	Rekrytera och anställa	Rekryteringshandlingar	Anställnings- avtal	Bevaras	Personalakt	Nej	Respektive chef	Ja i WinLas		Nej
2.3.1	Rekrytera och anställa	Rekryteringshandlingar	Brev till övriga sökande	Gallras vid inaktualitet	Offentliga Jobb	Nej	Respektive chef	Ja		Nej
2.3.1	Rekrytera och anställa	Rekryteringshandlingar	Förteckning över sökande	Bevaras	Offentliga Jobb	Nej	Respektive chef	Ja	Bevaras hur??	Ja
2.3.2	Löneöversyn
2.3.3	Rehabilitera
2.3.3	Rehabilitera	Rehabiliteringshandlingar	Arbetsskade- anmälan							Nej
2.3.3	Rehabilitera	Rehabiliteringshandlingar	Tillbud							Nej
2.3.3	Rehabilitera	Rehabiliteringshandlingar	Läkarutlåtande							Nej
2.3.3	Rehabilitera	Rehabiliteringshandlingar	Läkarintyg							Nej
2.3.3	Rehabilitera	Rehabiliteringshandlingar	Omplacerings- utredning							Nej
2.3.3	Rehabilitera	Rehabiliteringshandlingar	Rehabplan							Nej
2.3.3	Rehabilitera	Rehabiliteringshandlingar	Sjukanmälan							Nej
2.3.3	Rehabilitera	Rehabiliteringshandlingar	Arbetsförmåge- bedömning							Nej
2.3.3	Rehabilitera	Rehabiliteringshandlingar	Samtals- anteckningar							Nej
2.3.4	Hantera arbetsrättsliga frågor
2.3.5	Avsluta anställning
2.3.5	Avsluta anställning	Personalhandlingar i akt	Anmälan om avgång							Nej
2.3.5	Avsluta anställning	Personalhandlingar i akt	Varsel enligt LAS							Nej
2.3.5	Avsluta anställning	Personalhandlingar i akt	Beslut om uppsägning							Nej
2.3.5	Avsluta anställning	Personalhandlingar i akt	Ansökan om pension							Nej
2.3.5	Avsluta anställning	Personalhandlingar i akt	Pensionsbrev							Nej
2.3.5	Avsluta anställning	Personalhandlingar i akt	Tjänstgörings- intyg							Nej
2.3.5	Avsluta anställning	Personalhandlingar i akt	Avgångsvederlag, beslut							Nej
2.3.6	Utbilda och utveckla personal
2.3.7	Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete
2.3.8	Hantera löner
2.3.8	Hantera löner	Lönehandlingar	Arbetstids- schema							Nej
2.3.8	Hantera löner	Lönehandlingar	Avtal med personal							Nej
2.3.8	Hantera löner	Lönehandlingar	Arvode för förtroendevalda							Nej
2.3.8	Hantera löner	Lönehandlingar	Facklig tid							Nej
2.3.8	Hantera löner	Lönehandlingar	Ledighets- ansökningar							Nej
2.3.8	Hantera löner	Lönehandlingar	Lönelistor							Nej
2.3.8	Hantera löner	Lönehandlingar	Reseräkningar							Nej
2.3.8	Hantera löner	Lönehandlingar	Semester- listor							Nej
2.3.8	Hantera löner	Lönehandlingar	Sjukintyg							Nej
2.3.8	Hantera löner	Lönehandlingar	Tidsredovisning							Nej
2.3.8	Hantera löner	Lönehandlingar	Tjänstgörings- rapporter							Nej
2.3.8	Hantera löner	Lönehandlingar	Övertids- journal							Nej
2.3.9	Hantera återkrav
2.4	Administrera (Upphandling se KS) och inköp
2.4.1	Upphandling
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Anbud, ej antaget							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Anbud, antaget							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Diarium							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Avropsavtal, ramavtal							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Beställningar arkivex							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Broschyrer							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Cirkulärs- skrivelser							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Elektroniska beställningar							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Elektroniska prislistor							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Användare Elektronisk Handel							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Leverantörs- register							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	EDI-avtal och clearinghouse- tjänsteavtal							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Felloggar							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Korrespondens							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Order- erkännande							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Reklamationer							Nej
2.4.1	Upphandling	Upphandlingsärenden	Statistik, löpande							Nej
2.4.2	Inköp
2.4.2	Inköp	Inköpshandlingar	Elektroniska beställningar	Gallras efter 10 år	Raindance	Nej	EE	Ja		Ja
2.4.2	Inköp	Inköpshandlingar	Rekvisitions kopia	Gallras efter 3 år	Pärm	Nej	Enhet	Nej		Ja
2.4.2	Inköp	Inköpshandlingar	Följesedel	Gallras vid inaktualitet	Enhet	Nej	Enhet	Nej	Kan gallras när faktura är avstämd om fakturan innehåller alla erforderliga uppgifter.	Ja
2.4.2	Inköp	Inköpshandlingar	Order- erkännande	Gallras vid inaktualitet	Enhet	Nej	Enhet	Nej	Kan gallras när leverans erhållits.	Ja
2.4.2	Inköp	Inköpshandlingar	Reklamationer	Gallras vid inaktualitet	Enhet	Nej	Enhet	Nej	Kan gallras när kreditfaktura erhållits.	Ja
2.6	Administrera säkerhet
2.6.1	Hantera skalskydd
2.6.2	Hantera brandskydd
2.6.3	Hantera ITsäkerhet Se KS
2.6.4	Hantera störningar, allvarliga eller extraordninära händelser Se KS
2.6.5	Rapportera arbetsskador, tillbud och incidenter
2.6.6	Hantera polisanmälningar Se KS
3	Stadsmuseum
3.1	Hantera samlingar
3.1.1	Ta emot och registrera
3.1.1	Ta emot och registrera	Mottagnings- och registreringshandlingar	Gåvohandling	Bevaras	Pärm	Nej	Museichef	Ja	Gåvohandling upprättas i två exemplar, undertecknas av respektive parter, registreras digitalt i SOFIE.Stadsmuseets exemplar sätts i pärm och givaren får ett exemplar.	Ja
3.1.1	Ta emot och registrera	Mottagnings- och registreringshandlingar	Registrerings- underlag	Gallras	Epost/pärm	Nej	Museichef	Nej	Underlaget kan gallras efter registrering	Ja
3.1.1	Ta emot och registrera	Mottagnings- och registreringshandlingar	Korrespondens	Bevaras	Epost/pärm	Nej	Museichef	Nej		Ja
3.1.1	Ta emot och registrera	Mottagnings- och registreringshandlingar	Fotodokumenta- tion	Bevaras	Server	Nej	Fotograf	Ja	Filerna ligger på egen server och länkas till SOFIE.	Ja
3.1.1	Ta emot och registrera	Mottagnings- och registreringshandlingar	Fotoregister	Bevaras	SOFIE	Nej	Musiechef	Ja		Ja
3.1.1	Ta emot och registrera	Mottagnings- och registreringshandlingar	Föremålsregister	Bevaras	SOFIE	Nej	Museichef	Ja		Ja
3.1.1	Ta emot och registrera	Mottagnings- och registreringshandlingar	Arkivför- teckningar	Bevaras	Visual Arkiv	Nej	Museichef	Ja		Ja
3.1.1.1	Registrera föremål
3.1.1.2	Registrera fotografier
3.1.1.3	Förteckna arkiv
3.1.2	Vårda samlingar
3.1.2	Vårda samlingar	Handlingar för vård av samlingar	Vårdplanering	Bevaras	SOFIE	Nej	Museichef	Ja	Vården kan anges i SOFIE.	Ja
3.1.2	Vårda samlingar	Handlingar för vård av samlingar	Klimat mätningar	Bevaras	Server	Nej	Museitekniker	Ja	Mätningar görs och läggs i mätprogram. Resultatet kan skrivas ut.	Ja
3.1.2	Vårda samlingar	Handlingar för vård av samlingar	Vårddokumen- tation	Bevaras	Pärm	Nej	Museichef	Nej	Kan även registreras i SOFIE.	Ja
3.1.3	Låna ut föremål
3.1.3	Låna ut föremål	Lånehandlingar, föremål	Lånekvitto	Bevaras					Lånekvitto upprättas och kvitteras senare vi överlämnandet och kvitteras sedan vid återlämning.	Ja
3.1.3	Låna ut föremål	Lånehandlingar, föremål	Foto- handlingar	Bevaras	Server	Nej	Fotograf	Ja		Nej
3.2	Publik verksamhet
3.2.1	Besök allmänhet
3.2.1	Besök allmänhet	Besökshandlingar	Statistik besök	Bevaras	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej	Utgör underlag till statistik i verksamhetsberättelsen, pappershandlingar kan gallras efter 1 år.	Ja
3.2.1	Besök allmänhet	Besökshandlingar	Besöks- liggare	Bevaras	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Ja	Besök registreras på blankett och sätts i pärm. Statistik tas ut för att presenteras i verksamhetsberättelsen.	Ja
3.2.2	Försäljning
3.2.2	Försäljning	Försäljningshandlingar	Avtal om försäljning	Gallras	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej	Gallras 2 år efter avslutning.	Ja
3.2.2	Försäljning	Försäljningshandlingar	Försäljnings- sammanställning	Gallras 10 år	Ekonomienheten	Nej	Ekonomienheten	Nej	Kopior kan gallras efter 2 år.	Ja
3.2.2	Försäljning	Försäljningshandlingar	Kvitton	Gallras efter 10 år	Ekonomienheten	Nej	Ekonomienheten	Ja	Kopior kan gallras efter 2 år.	Ja
3.2.3	Pedagogisk verksamhet
3.2.3	Pedagogisk verksamhet	Handlingar från pedagogisk verksamhet	Bokningar	Gallras vid årets slut	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Ja	Registreras i en kalender årligen	Ja
3.2.3	Pedagogisk verksamhet	Handlingar från pedagogisk verksamhet	Statistik	Bevaras	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej	Utgör underlag till statistik i verksamhetsberättelsen, pappershandlingar kan gallras efter 1 år.	Ja
3.2.3	Pedagogisk verksamhet	Handlingar från pedagogisk verksamhet	Kvitton	10 år	Ekonomienheten	Nej	Ekonomienheten	Nej	Kopior kan gallras efter 2 år.	Ja
3.2.3	Pedagogisk verksamhet	Handlingar från pedagogisk verksamhet	Informations- material	Bevaras	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej	Ett exemplar av informationsmaterialet bevaras och skickas till centralarkivet efter överensskommelse.	Ja
3.2.4	Utställningar
3.2.4	Utställningar	Utställningshandlingar	Årlig produktions- plan	Gallras efter 1 år	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej		Nej
3.2.4	Utställningar	Utställningshandlingar	Produktions- plan detalj	Gallras efter 1 år	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej		Nej
3.2.4	Utställningar	Utställningshandlingar	Texter research	Bevaras	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej	Handlingar läggs i arkivbox och arkiveras av museet. Bildfiler finns på cd-skiva.	Nej
3.2.4	Utställningar	Utställningshandlingar	Avtal med partner	Se anmärkning	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej	Avtal kan bevaras och diarieföras om det är av större vikt, övriga avtal kan gallras 2 år efter avtalstidens utgång.	Nej
3.2.4	Utställningar	Utställningshandlingar	Redovisnings- handlingar	Gallras efter 10 år	Ekonomienheten	Nej	Enhetschef	Ja		Nej
3.2.4	Utställningar	Utställningshandlingar	Informations- handlingar	Bevaras	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej	Handlingar läggs i arkivbox och arkiveras av museet.	Nej
3.2.4	Utställningar	Utställningshandlingar	Protokoll utvärdering	Gallras vid inaktualitet	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej		Nej
3.2.4	Utställningar	Utställningshandlingar	Lånekvittenser	Gallras efter 2 år	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej		Nej
3.2.5	Ta emot praktikanter
3.2.5	Ta emot praktikanter	Praktikanthandlingar	Arbets- beskrivning	Bevaras	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej		Nej
3.2.5	Ta emot praktikanter	Praktikanthandlingar	Redovisning från praktikant	Bevaras	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej		Nej
3.2.5	Ta emot praktikanter	Praktikanthandlingar	Återkopplings- rapport	Gallras efter 2 år	Stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej		Nej
3.3	Vård av fornminnen
3.3	Vård av fornminnen	Handlingar fornminnesvård	Vårdplan fornminnen	Bevaras	Pärm stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Nej		Ja
3.3	Vård av fornminnen	Handlingar fornminnesvård	Dokumentation vårdarbetet	Bevaras	Diariet samt en kopia stadsmuseet	Nej	Enhetschef	Ja	Rapporter om vård skickas till Länsstyrelsen. Diarieförs. Kopian på museet kan gallras vid inaktualitet.	Ja
4	Stadsbibliotek
4.1	Förvärva och katalogisera
4.1	Förvärva och katalogisera	Förvärvs- och katalogiseringshandlingar	Information från BTJ, förlag	Gallras vid inaktualitet	Magasinet	Nej	Enhetschef	Nej	BTJ-listor kommer två gånger i månaden. Brev från författare kan diarieföras.	Ja
4.1	Förvärva och katalogisera	Förvärvs- och katalogiseringshandlingar	Inköpslista	Gallras efter 1 år	Magasinet	Nej	Enhetschef	Nej	Den slutgiltiga inköpslistan kan gallras efter 1 år.	Ja
4.1	Förvärva och katalogisera	Förvärvs- och katalogiseringshandlingar	Biblioteks- datakatalog	Gallras	LIBRA	Nej	Enhetschef	Ja	Uppdateras varje dag, poster läggs till och tas bort.	Ja
4.2	Media- cirkulation	Mediacirkulationshandlingar	Låntagar- register	Gallras	LIBRA	Ja	Enhetschef	Ja	Uppgifter om låntagare tas bort på begäran låntagare eller anhörig.	Ja
4.2	Media- cirkulation	Mediacirkulationshandlingar	Låntagar- poster	Gallras	LIBRA	Ja	Enhetschef	Ja	Uppgifterna om lån raderas efter tillbakalämnandet.	Ja
4.2	Media- cirkulation	Mediacirkulationshandlingar	Aviseringar/ Påminnelser	Gallras	LIBRA	Ja	Enhetschef	Ja	Kan vara ett brev, e-post eller sms. Meddelandet gallras vid inaktualitet.	Ja
4.2	Media- cirkulation	Mediacirkulationshandlingar	Fakturor, krav	Gallras 10 år	Magasinet	Ja	Enhetschef	Ja	Kopior kan gallras efter 2 år.	Ja
4.2	Media- cirkulation	Mediacirkulationshandlingar	Övertids- avgifter	Gallras efter 10 år	LIBRA	Ja	Enhetschef	Ja		Ja
4.2	Media- cirkulation	Mediacirkulationshandlingar	Reservationer	Gallras	LIBRA	Ja	Enhetschef	Ja	Gallras vid inaktualitet	Ja
4.2	Media- cirkulation	Mediacirkulationshandlingar	Förvarning	Gallras vid inaktualitet	resp system	Nej	Enhetschef	Nej	Förvarningen är en påminnelse via sms eller via e-post.	Ja
4.2	Media- cirkulation	Mediacirkulationshandlingar	Låneregler	Bevaras	Diariet	Nej	Bibliotekschef	Ja		Ja
4.2	Mediacirkulation
4.3	Arrangemang
4.3	Arrangemang	Arrangemangshandlingar	Program- förslag	Gallras	Digitialt	Nej	Enhetschef	Nej	Förslag till program tas fram efter omvärldsanalys och inventering.	Ja
4.3	Arrangemang	Arrangemangshandlingar	Informations- material	Bevaras	Kulturkontoret, pärm biblioteket	Nej	Enhetschef	Nej	Programblad, affischer, flyers, annonser, Skickas till kulturkontoret som sedan leverar till centralarkivet.	Ja
4.3	Arrangemang	Arrangemangshandlingar	Besöks- statistik	Bevaras		Nej	Enhetschef	Nej	Statistiken sammanställs till verksamhetsberättelsen. Underlaget kan gallras vid inaktualitet. Den statistik som förs efter Kulturrådets anvisningar rapporteras in, bevaras i ett exemplar i diaret.	Ja
5	Arrangemang
5.1	Arrangemang och uthyrning
5.1	Arrangemang och uthyrning	Arrangemangshandlingar	Boknings- bekräftelse/ avtal	Bevaras	Pärmar	Nej	Enhetschef	Nej	Sätts i pärm efter bekräftelse och flyttas sedan över till arkivbox, som förvaras på Kulturhuset.	Ja
5.1	Arrangemang och uthyrning	Arrangemangshandlingar	Minnesanteckningar/ checklista/produktions- plan	Gallras vid inaktualitet	Dator eller pärm	Nej	Enhetshefen	Nej		Ja
5.1	Arrangemang och uthyrning	Arrangemangshandlingar	Tillstånds- ansökan	Gallras vid inaktualitet	Pärm	Nej	Enhetschef	Nej	Gäller t ex tillfällig inkvartering, offentlig sammankomst.	Ja
5.1	Arrangemang och uthyrning	Arrangemangshandlingar	Ekonomiska redovisningar	Gallras 10 år	Pärm	Nej	Enhetschefen	Nej	Faktura eller redovisning om biljettförsäljning med avdrag för hyror mm Redovisningen skickas i pappersform till ekonomienheten.	Ja
5.1	Arrangemang och uthyrning	Arrangemangshandlingar	Utvärdering gemensamma arrangemang	Bevaras	Dator eller pärm	Nej	Enhetschef	Nej		Ja
5.1	Arrangemang och uthyrning	Arrangemangshandlingar	Marknadsförings- handlingar	Se anmärkning	Se anm	Nej	Enhetschefen	Nej	Trycksaker, annonser, hemsidor, sociala medier, vepor, affischer, broschyrer. Ett urval av marknadsföringsmaterialet kan bevaras och övrigt gallras vid inaktualitet.	Ja
6	Konst
6.1	Hantera samlingar
6.1.1	Inköp och registrering av konst till samlingarna
6.1.1	Inköp och registrering av konst till samlingarna	Inköps- och registreringshandlingar	Tjänsteutlåtande ansökan medel	Bevaras	Diariet	Nej	Enhetschefen	Ja	Diarieförs	Ja
6.1.1	Inköp och registrering av konst till samlingarna	Inköps- och registreringshandlingar	Korrespondens	Se anmärkning	Pärm Enhetschef	Nej	Enhetschef	Nej	Viktigare korrespondens bevaras och mindre viktig kan gallras vid inaktualitet.	Ja
6.1.1	Inköp och registrering av konst till samlingarna	Inköps- och registreringshandlingar	Fakturor	Gallras 10 år	Raindance	Nej	Ekonomienheten	Ja	Finns digitalt i Raindance. En papperskopia kan gallras efter 2 år.	Ja
6.1.1	Inköp och registrering av konst till samlingarna	Inköps- och registreringshandlingar	Konstregister	Bevaras	SOFIE	Nej	Enhetschef	Ja	Registreras i databasen SOFIE. En förteckning skrivs årsvis och diarieförs.	Ja
6.1.2	Inköp och registrering av konst, uppdrag
6.1.2	Inköp och registrering av konst, uppdrag	Inköps- och registreringshandlingar	Uppdrag	Bevaras	Diariet	Nej	Enhetschefen	Ja	Diarieförs	Nej
6.1.2	Inköp och registrering av konst, uppdrag	Inköps- och registreringshandlingar	Underlag, dokumentation	Bevaras	Diariet	Nej	Enhetschefen	Ja	Diarieförs	Nej
6.1.2	Inköp och registrering av konst, uppdrag	Inköps- och registreringshandlingar	Kontrakt med konstnären	Bevaras	Diariet	Nej	Enhetschefen	Ja	Diarieförs	Nej
6.1.2	Inköp och registrering av konst, uppdrag	Inköps- och registreringshandlingar	Fakturor	Gallras efter 10 år	Raindance	Nej	Ekonomienheten	Ja	Fakturorna bevaras digitalt. Kopior kan gallras efter 2 år.	Nej
6.1.2	Inköp och registrering av konst, uppdrag	Inköps- och registreringshandlingar	Konstregister	Bevaras	SOFIE	Nej	Enhetschef	Ja	Registreras i databasen SOFIE. En förteckning skrivs årsvis och diarieförs.	Nej
6.1.2	Inköp och registrering av konst, uppdrag	Inköps- och registreringshandlingar	Godkännande	Bevaras	Diariet	Nej	Enhetschefen	Ja	Diarieförs	Nej
6.1.3	Gåvor, donationer, depositioner och registrering av konst
6.1.3	Gåvor, donationer, depositioner och registrering av konst	Gåvor-, donations och depositionshandlingar	Förfrågan om gåva/donation/ deposition	Bevaras	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Nej	Sätts i pärm.	Ja
6.1.3	Gåvor, donationer, depositioner och registrering av konst	Gåvor-, donations och depositionshandlingar	Gåvobrev	Bevaras	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Ja, diarieförs		Ja
6.1.3	Gåvor, donationer, depositioner och registrering av konst	Gåvor-, donations och depositionshandlingar	Depositions- brev	Bevaras	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Ja, diarieförs		Nej
6.1.3	Gåvor, donationer, depositioner och registrering av konst	Gåvor-, donations och depositionshandlingar	Donations- brev	Bevaras	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Ja, diarieförs		Nej
6.2	Publik verksamhet
6.2.1	Produktion av utställning
6.2.1	Produktion av utställning	Utställningshandlingar	Förfrågningar	Gallras efter 1 år	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Nej	Datumstämplas och sätts i pärm.	Ja
6.2.1	Produktion av utställning	Utställningshandlingar	Besked till motpart	Gallras efter 1 år	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Nej		Ja
6.2.1	Produktion av utställning	Utställningshandlingar	Avtal utställning	Bevaras	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Nej	Datummärks. Förvars i utställningsbox på konstenheten.	Ja
6.2.1	Produktion av utställning	Utställningshandlingar	Avtal samarbetspartner	Bevaras	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Nej	Datummärks. Förvars i utställningsbox på konstenheten.	Ja
6.2.1	Produktion av utställning	Utställningshandlingar	Försäkrings- handlingar	Bevaras	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Nej	Förvaras i utställningsbox på konstenheten.	Ja
6.2.1	Produktion av utställning	Utställningshandlingar	Låneavtal	Bevaras	Konstenheten	Kan förekomma	Enhetschef	Nej	Förvaras i utställningsbox på konstenheten.	Ja
6.2.1	Produktion av utställning	Utställningshandlingar	Produktionsplan	Bevaras	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Nej	Förvaras i utställningsbox på konstenheten.	Ja
6.2.1	Produktion av utställning	Utställningshandlingar	Informations- material	Bevaras	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Nej	Förvaras i utställningsbox på konstenheten.Kan vara affischer, flyers, utställningstexter, verkförteckningar, ev referenslitteratur och vepor samtpressmeddelanden.	Ja
6.2.1	Produktion av utställning	Utställningshandlingar	Utvärderings- handlingar	Bevaras	Konstenheten	Nej	Enhetschefen	Nej	Förvaras i utställningsbox på konstenheten.	Ja
6.2.1	Produktion av utställning	Utställningshandlingar	Tidningsklipp, (mediabevakning)	Bevaras	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Nej	Förvaras i utställningsbox på konstenheten.	Ja
6.2.2	Försäljning
6.2.2	Försäljning	Försäljningshandlingar	Inköpshandling	Gallras efter 10 år	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Ja	Kopior av handlingar kan gallras efter 2 år.	Ja
6.2.2	Försäljning	Försäljningshandlingar	Offerter	Se anmärkning	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Ja	Ej antagna offerter kan gallras efter 2 år och antagen offert gallras efter 10 år.	Ja
6.2.2	Försäljning	Försäljningshandlingar	Fakturor	Gallras efter 10 år	Konstenheten	Nej	Enhetschef	Ja	Finns i verksamhetssystemet Raindance.	Ja
6.2.3	Pedagogisk verksamhet
6.2.3	Pedagogisk verksamhet	Pedagogiska verksamhetshandlingar	Förslag	Gallras vid inaktualitet	Dator eller pärm	Nej	Enhetschef	Nej		Ja
6.2.3	Pedagogisk verksamhet	Pedagogiska verksamhetshandlingar	Avtal	Gallras 1 år efter genomförande	Pärm	Nej	Enhetschef	Nej		Ja
6.2.3	Pedagogisk verksamhet	Pedagogiska verksamhetshandlingar	Utvärderings. handlingar	Bevaras	Dator eller pärm	Nej	Enhetschef	Nej		Ja
6.3	Vård av konst
6.3	Vård av konst	Konstvårdshandlingar	Anmälningar av behov	Gallras vid inaktualitet	Pärm eller dator	Nej	Enhetschef	Nej		Ja
6.3	Vård av konst	Konstvårdshandlingar	Utredning med åtgärdsförslag	Bevaras	Pärm eller dator	Nej	Enhetschef	Nej		Ja
6.3	Vård av konst	Konstvårdshandlingar	Offerter/ avtal	Se anm	Pärm eller dator	Kan förekomma	Enhetschef	Se anm	Antagna offerter som är av större omfattning skall diarieföras och bevaras ihop med avtalet. Ej antagna offerter kan gallras efter 2 år.	Ja
7	Musikskola
7.1	Rekrytera elever
7.1	Rekrytera elever	Rekryteringshandlingar	Inbjudan till elever åk 2 och 3	Bevaras	Pärm musikskolan	Nej	Rektor musikskolan	Nej	Kopia av inbjudan sätts i pärm och skickas till centralarkivet efter 2 år.	Ja
7.1	Rekrytera elever	Rekryteringshandlingar	Annonser	Bevaras	Sätts i pärm	Nej	Assistent	Nej	Sätts i pärm tillsammans med artiklar från verksamheten.	Ja
7.1	Rekrytera elever	Rekryteringshandlingar	Informations- broschyr	Bevaras	Pärm	Nej	Rektor musikskolan	Nej	Upprättas varje år.	Ja
7.2	Utbilda elever
7.2.1	Undervisa elever
7.2.1	Undervisa elever	Undervisningshandlingar	Anmälan	Gallras	Pärm Musikskolan	Nej	Assistent	Ja	Anmälan sätts i pärm. En anmälan förs in i Stringendo när eleven startar sin undervisning. Anmälan kan gallras när eleven avslutas sin utbildning eller när ny anmälan inkommit.	Ja
7.2.1	Undervisa elever	Undervisningshandlingar	Elevregister	Bevaras	Stringendo	Nej	Assistent	Ja	Lista skrivs ut vid varje läsårs slut och skickas till centralarkivet. Listorna innehåller uppgifter på elever, skola och instrument. Uppgifter på ev kör eller orkester.	Ja
7.2.1	Undervisa elever	Undervisningshandlingar	Intyg	Bevaras	Pärm	Nej	Rektor musikskolan	Nej	Intyg skrivs ut på begäran när elev flyttar till annan musikskola eller vid annat behov.	Ja
7.2.1	Undervisa elever	Undervisningshandlingar	Närvarolistor	Gallras efter 10 år	Respektive lärare	Nej	Respektive lärare	Ja	Finns i underlag för debitering av avgifter. Skickas till ekonomisystemet.	Ja
7.2.1	Undervisa elever	Undervisningshandlingar	Antagningsbrev	Gallras	Respektive lärare	Nej	Respektive lärare	Nej	Gallras vid inaktualitet.	Ja
7.2.2	Bedriva konsert- verksamhet	Konsertverksamhetshandlingar	Rapport STIM	Gallras	STIM:s hemsida	Nej	Assistent	Nej	Rapportering görs helt elektroniskt via STIM:s hemsida.	Ja
7.2.2	Bedriva konsert- verksamhet	Konsertverksamhetshandlingar	Affisch och reklam- material	Bevaras	Pärm	Nej	Respektive lärare	Nej	Sätts i pärm.	Ja
7.2.2	Bedriva konsert- verksamhet	Konsertverksamhetshandlingar	Konsert programblad	Bevaras	Pärm	Nej	Respektive lärare	Nej	Programbladen upprättas av respektive lärare.	Ja
7.2.2	Bedriva konsert- verksamhet	Konsertverksamhetshandlingar	Faktura uppdrag	Gallras efter 10 år	Raindance	Nej	Assistent	Ja	Upprättas efter uppdragskonsert.	Ja
7.2.2	Bedriva konsert- verksamhet	Konsertverksamhetshandlingar	Artikel	Bevaras	Pärm	Nej	Assistent	Nej	Artikel från tidning.	Ja
7.2.2	Bedriva konsertverksamhet
7.3	Förmedla stipendier
7.3	Förmedla stipendier	Stipendiehandlingar	Lista utsedda stipendiater	Bevaras	Pärm	Nej	Resp lärare	Nej	Ingår i APT-protokoll	Ja
7.3	Förmedla stipendier	Stipendiehandlingar	Tjänsteutlåtande	Bevaras	Akt	Nej	Nämndsekreterare	Ja	Tjänsteutlåtande skrivs utifrån underlag från musikskolan.	Ja
7.3	Förmedla stipendier	Stipendiehandlingar	Protokoll	Bevaras	Akt	Nej	Nämndsekreterare	Ja	Beslutet ingår i nämndens protokoll.	Ja
7.3	Förmedla stipendier	Stipendiehandlingar	Diplom	Gallras	Hos assistent	Nej	Assistent	Nej	Diplom lämnas ut till stipendiat, någon kopia sparas ej.	Ja
7.3	Förmedla stipendier	Stipendiehandlingar	Signeringslista	Bevaras	Akt	Nej	Assistent	Nej	Lista på vem som mottagit pengar. Om beslut tas i nämnd så finns listan i akten. Annars finns listan som underlag till verifikation och kan gallras efter 10 år.	Ja
7.4	Hantera inventarier
7.4.1	Hantera instrument
7.4.1	Hantera instrument	Instrumenthandlingar	Inventarie- förteckning	Bevaras	Accessdatabas	Nej	Assistent	Ja	Innehåller anskaffningsår, fabrikat, inköpspris/gåva, var det är köpt, placering. Skrivs ut efter 2 år och arkiveras.	Ja
7.4.1	Hantera instrument	Instrumenthandlingar	Hyreskontrakt instrument	Gallras efter 10 år	Stringendo	Nej	Assistent	Ja	Ett kontrakt upprättas som vårdnadshavare skriver på. Kontraktet sätts i pärm och uppgifter förs in i Stringendo. Kontraktet kan gallras efter 10 år.	Ja
7.4.2	Hantera noter
7.4.2	Hantera noter	Nothandlingar	Notregister	Bevaras	Accessdatabas	Nej	Assistent	Ja	Noter registreras i databasen.	Ja
7.4.2	Hantera noter	Nothandlingar	Noter	Bevaras	Notarkiv	Nej	Respektive lärare	Ja		Ja
7.5	Dokumentera verksamheten
7.5	Dokumentera verksamheten	Dokumentationshandlingar	Video- upptagningar	Bevaras	Dator	Nej	Rektor musikskolan	Nej		Ja
7.5	Dokumentera verksamheten	Dokumentationshandlingar	Ljudupp- tagningar	Bevaras	Dator	Nej	Rektor musikskola	Nej		Ja
7.5	Dokumentera verksamheten	Dokumentationshandlingar	Fotografier	Bevaras	Dator	Nej	Rektor musikskolan	Nej		Ja
7.5	Dokumentera verksamheten	Dokumentationshandlingar	Tidnings- klipp	Bevaras	Pärm	Nej	Assistent	Nej	Klipps ut och sätts i pärm.	Ja

Kultur Skovde